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Mais sobre a ferramenta:

Alegoria, segundo o dicionário, significa: “um modo de expressão ou interpretação que consiste em representar pensamentos, ideias, qualidades sob forma figurada”. Façamos uso desse conceito para explicar a ferramenta Árvore de problemas e de oportunidades.

Uma árvore possui, basicamente, três partes: galhos, tronco e raiz. Ao analisar um problema podemos compará-lo, alegoricamente, a uma árvore. Nosso objetivo com isso é representar as subdivisões do problema também em três partes distintas. A grande sacada dessa ferramenta é identificar problemas e transformá-los em oportunidade de melhorias.

Então, a partir da alegoria da árvore, esta ferramenta tem por finalidade converter os problemas identificados e elaborar soluções. Sendo assim, através dela fica fácil subdividir o problema em partes menores, desde os efeitos mais superficiais do problema até chegar ao núcleo ou raiz, para depois proceder com criar ações corretivas, que chamaremos aqui de oportunidades de melhorias.

Observe como funciona:

Para cada problema encontrado é necessário convertê-lo em uma oportunidade de melhoria. A árvore de problemas e oportunidades deverá ser compreendida através da simbologia que a constitui, a saber: os galhos são os efeitos do problema, o tronco é o problema mais visível e a raiz representa as causas do problema.

Os “galhos” representam a parte mais evidente. Neles estão os problemas que são consequência do problema central. Podemos chamar os “galhos” de efeitos do problema. No geral, são esses problemas que nós sentimos ou percebemos mais facilmente.

O “Tronco” da árvore é o problema central, isto é, aquele problema que mais se relaciona com os outros problemas, seja como causa ou como consequência. Todavia, ele é ainda mais evidente.

Por último, a “Raiz” da árvore é a causa do problema, de fato.

A causa raiz é responsável por originar o problema e produzir os efeitos ou consequências dela. Após esta análise, é importante transformar cada efeito identificado (galhos) em ações de contenção. Em um primeiro momento, essa contenção pode ser realizada através de ações paliativas, ou seja, ações que não resolvem o problema, de fato, mas ajuda a contê-lo por enquanto não projetam ações mais efetivas. O objetivo é apenas conter os efeitos por um tempo, isso é feito atacando o problema central.

Entretanto, com o problema presente no tronco da árvore é preciso ter muita cautela, pois, às vezes, pode ser grave, mas ainda não corresponde ao problema raiz, de fato. De igual modo, transforme-o em uma oportunidade de melhoria. Por fim, ainda com base na análise anterior com respeito à alegoria da árvore é preciso transformar a raiz do problema em uma solução definitiva.

Feito todo processo de identificar problemas, causa e consequência, é hora de transformá-los em oportunidades e soluções. Feito isso, o próximo passo é elaborar um plano de melhorias e colocá-lo em ação. Escolha as oportunidades de melhorias que foram geradas mediante esta análise e crie um cronograma.

Faça um comparativo entre os efeitos percebidos no cenário 1, ou seja, entre os problemas que foram elencados (galhos) com a elaboração das ações de contenção desses efeitos. Observe que as oportunidades de melhorias são geradas a partir dos problemas identificados.

Observe que surgirão oportunidades de melhorias que são geradas a partir dos problemas identificados. Dito isso, resta apenas dizer que essa poderosa ferramenta pode auxiliar na tomada de decisão, assim como também será bastante útil na análise e na resolução de problemas.

Vejamos um exemplo:

Suponha que você seja o gerente de uma empresa de software e esteja enfrentando um problema de desempenho da equipe. Você decide usar a ferramenta da Árvore de Problemas e Oportunidades.

Primeiro, você identifica o Tronco, que é o problema central: a equipe não está atingindo os prazos dos projetos. Isso é o que mais se relaciona com os outros problemas e é bastante evidente.

Em seguida, você identifica os Galhos, que são os efeitos do problema central: os membros da equipe estão sobrecarregados, há uma falta de comunicação clara e as expectativas dos projetos não são realistas. Esses são os problemas que você sente ou percebe mais facilmente.

Por fim, você identifica a Raiz, que são as causas do problema: a equipe não tem recursos suficientes, as metas não são claras e há falhas no planejamento dos projetos.

Depois de identificar o problema, suas causas e efeitos, você transforma cada elemento em uma oportunidade de melhoria. Por exemplo, você pode contratar mais membros para a equipe, melhorar a comunicação e revisar as metas e o planejamento dos projetos.

Com isso, você elabora um plano de ação, escolhendo as oportunidades de melhorias identificadas e criando um cronograma para implementá-las.

Essa abordagem ajuda a entender o problema de maneira mais profunda e a criar soluções eficazes, transformando problemas em oportunidades de melhorias.

Nesta newsletter vamos nos aprofundar em temas mais substanciais e espero que você possa acessar às principais ferramentas gerenciais e descubra quando e onde utilizá-las.