A ferramenta POP é um conceito bastante prático. Os procedimentos padronizados são criados para demonstrar o “como fazer as coisas da maneira certa”, isso porque eles explicam, metodicamente, como executar determinada tarefa dentro da empresa.
Os POPs funcionam da seguinte forma: após ter o processo ou procedimento de trabalho mapeado, isto é, sabendo o que fazer e como fazer, o gestor vai juntamente com seu colaborador descrever as tarefas que precisam ser realizadas em determinado período. Isso pode conter atividades diárias, semanais, mensais e eventuais para que a empresa, através da sua força de trabalho, possa alcançar seus objetivos.
A padronização do trabalho é algo que acelera a execução dele promovendo mais eficiência. Nesse ponto podemos voltar ao tempo e visitar o período da revolução industrial. Veremos o quanto a padronização foi positiva para as fábricas, a qual, atualmente, continua sendo.
Os Procedimentos Operacionais são em termos leigos aquela boa e velha “receita de como fazer” determinada coisa. Sendo assim, a padronização evita desperdícios de tempo, retrabalho e o “achismo”, pois, um processo é criado para ser executado através de um passo a passo bem consolidado, tornando-o cada vez mais eficiente. O POP é o instrumento de padronização para todas as atividades operacionais da empresa.
No entanto, o POP prezará sempre por diretrizes específicas do que, como e quando fazer as tarefas em determinado período (Dia, Semana, Quinzena, Mês etc.) Se, por exemplo, uma determinada atividade for realizada apenas de seis em seis meses, essa entrará na lista das atividades eventuais do POP.
