A gestão de projetos exige acompanhamento de tarefas por meio de cronogramas. O Gráfico de Gantt é uma ferramenta útil para planejamento de tarefas e gerenciamento do tempo em projetos tipo cascata, onde uma tarefa depende da realização de outra. Em se tratando de implementação de projetos, o tempo é um recurso essencial e deve ser bem gerenciado. Então, a última ferramenta que apresentarei, neste capítulo, servirá para auxiliar na execução do seu projeto.
Para utilizar o Gráfico de Gantt, necessariamente, você precisa ter passado pela etapa de planejamento e, de antemão, possuir um projeto pronto, isto é, no ponto de execução com as tarefas, os responsáveis e os prazos bem definidos.
Nesse contexto, você precisa listar as tarefas que devem ser executadas. Não esqueça de calcular a duração dessas tarefas, essa etapa leva em conta sua experiência na execução. Lembre-se que se trata de uma estimativa, ou seja, a execução poderá sofrer alterações, atrasos etc. Além disso, lembre-se de apontar os responsáveis por cada tarefa.
É importante organizar seu cronograma deixando margem para ajustes futuros, por isso, utilize uma ferramenta versátil como o Microsoft Excel ou o Project. Aqui faço um adendo, indico as planilhas do curso: 50 Ferramentas de Gestão, todas são criadas em Excel e 100% editáveis. (https://hotm.art/Combo50FG).
Voltando para ferramenta, Gráfico de Gantt, observe que o modelo é bem simples.
Um cronograma formado por uma lista de tarefas pendentes que possui prazo de duração, conforme a data de início e a data de fim para cada tarefa, onde você poderá calcular o período de execução das tarefas. A grande sacada dessa ferramenta consiste em notar como as tarefas se entrelaçam umas às outras.
O gráfico surge para demonstrar, visualmente, como as tarefas se comportam no decorrer do tempo. Além dessa informação, que é a mais importante, também temos outros dados relevantes como, por exemplo, o mês de referência, o número total de responsáveis pelas tarefas, os envolvidos no projeto etc. Outros elementos podem ser adicionados facilmente, conforme a necessidade e complexidade do projeto.
O Gráfico de Gantt, ainda, traz mais algumas informações estatísticas, a saber: menor duração em dias corridos ou horas; número de atividades listadas; número de maior duração em dias ou horas; entre outras informações. São informações complementares e enriquecem o gerenciamento das atividades.
Algo muito importante na gestão de qualquer projeto é o cuidado com o tempo, pois, esse é um recurso escasso. Muitos projetos são abandonados porque tornam-se inviáveis, a maioria deles por causa do não-cumprimento dos prazos.
No entanto, estar atento ao gráfico é apenas um requisito, o resultado depende da execução das tarefas propriamente ditas. Dessa forma, tenha o Gráfico de Gantt como um recurso a mais para você planejar prazos e executar tarefas em tempo hábil.
Em suma: O fluxo de trabalho fica visível por meio do gráfico e facilita a interpretação dos prazos os entrelaçamentos, as atividades precedentes e as posteriores a tarefa que está sendo executada, por exemplo.
Note que somos seres visuais e sinestésicos, ou seja, quanto mais estímulos provenientes de fatores diversos melhor nosso cérebro funcionará. O bom gerenciamento das atividades depende de uma organização eficiente do trabalho.
Portanto, arrisco dizer que uma tabela contendo um cronograma, não possui a mesma acurácia de um gráfico de barras. Além do apelo visual, listarei algumas vantagens de utilizar o Gráfico de Gantt, pois, ele serve para:
- Acompanhar o andamento das tarefas;
- Segmentar e filtrar as tarefas;
- Definir prazos de entrega e responsáveis;
- Analisar a interdependência das atividades;
- Visualizar tudo em uma linha do tempo gráfica.
Portanto, a execução das tarefas é o ponto chave para que o projeto possa avançar, mas o acompanhamento eficiente é fundamental. Por fim, indico uma ferramenta muito boa, o 5W2H, bastante recomendada em diversos artigos e muito poderosa para auxiliá-lo do planejamento à execução de qualquer projeto. Aqui, finalizamos mais um artigo. Nos vemos no próximo, onde apresentarei três ferramentas para diagnosticar problemas.
